مدیریت کارهای شخصی و سازمانی

چند توصیه به مسئولین شبکه محترم برای راه اندازی بسترهای دورکاری

۱) استفاده از سرویس RDP

باز کردن سرویس  RDP روی اینترنت مهلک ترین اشتباه ممکن است. با توجه به ضعف RDP روی حملاتی مثل Brute Force امکان نفوذ به سیستم ها و اجرای حملات باج افزاری بسیار جدی و محتمل است. تغییر پورت RDP هم مشکل را برطرف نمیکند. بنابراین باز کردن RDP روی IPهای Valid سازمان را به عنوان یک راهکار فراموش کنید. گزارش Shodan نشان می دهد که متاسفانه روی نزدیک به ۱۲۰۰۰تا IP در ایران پروتکل RDP فعال است و در دسترس همگان است!

۲) رعایت حداقل های امنیتی

راهکار شما برای دورکاری باید دارای حداقلهای امنیتی لازم باشد. راهکار شما باید تضمین کند که کارمندان نمی توانند فایلها و اسناد سازمان را به روی سیستم شخصی خود در خانه انتقال دهند. همچنین کارمندان نباید بتوانند فایل آلوده ای را از کامپیوتر شخصی خود به داخل سازمان منتقل کنند.

۳) دسترسی اینترنت به نرم افزارهای تحت وب

برخی سازمانها ناچارا نرم افزارهای تحت وب خود را روی اینترنت Publish کرده اند. این اقدام به هیچ وجه منطقی نبوده و میتواند منشاء سوء استفاده های غیرمجاز حتی توسط کارمندان شود. ضمن اینکه نفوذ به آنها کار سخت و پیچیده ای نخواهد بود.

۴) کاهش پیچیدگی ها

استفاده از راهکار شما نباید برای کارمندان سخت و پیچیده باشد بطوریکه کارمندان قید استفاده از آنرا بزنند!

۵) در نظر گرفتن پهنای باند اینترنت خانگی

راهکار شما باید متناسب با پهنای باند اینترنت خانگی به سهولت قابل استفاده باشد.

۶) سهولت در پیاده سازی

راهکار شما باید سریع و آسان پیاده سازی شود و نباید هزینه زیادی را به سازمان تحمیل کند.

۷) مانیتورینگ

راهکار شما باید قابل نظارت باشد. باید بتوانید نحوه استفاده کارمندان را مانیتور کنید و اگر کارمندی قصد سوء استفاده داشته باشد و از طریق سیستم وصل شده باشد اما کم کاری کند و وظایف خود را انجام ندهد بتوانید او را شناسایی کنید.

۸) اعمال محدودیت

استفاده از سیستم دورکاری را محدود به IPهای داخل کشور  کنید.

۹) محدودیت های سیستم شخصی و مقایسه آن با سیستم سازمانی

فراموش نکنید سیستم کاربر در خانه تحت کنترل شما نیست و نمی تواند باشد. ممکن است استانداردهای سازمانی شما را نداشته باشد. ممکن است آلوده به ویروس باشد. از طرفی شما نمی توانید کارمندان را مم به رعایت شرایط خاصی روی سیستم شخصی خود در خانه کنید. همچنین نمی توانید سازمان را متحمل هزینه کنید تا برای هر کارمند یک کامپیوتر در منزل تهیه کند! شما نمی توانید به سیستم شخصی کارمندان متصل شوید و به آنها پشتیبانی بدهید. پس راهکار دورکاری شما باید با این محدودیت ها و ریسکها سازگار باشد و بتوانید بدون ریسک از همان سیستم های آلوده و نامطمئن استفاده کرده و یک ارتباط مطمئن و امن را برقرار کنید.

اگر برای راه اندازی هریک از مراحل فوق نیاز به مشاوره داشتید می توانید به شماره ۰۹۱۹۸۶۰۰۸۵۰ در واتزاپ پیام ارسال کنید. قطعا با راه اندازی موثر سیستم های دورکاری می توانیم در مهار کرونا سهیم باشیم.

فراموش نکنیم که کرونا یک فرصت و آزمون بزرگ برای سیستم های دورکاری در کشور است که اگر نتیجه آن موفق باشد می تواند بعد از کرونا هم حداقل برای برخی مشاغل ادامه یابد.

گرچه این روزها کارمندان سازمانها با تشویق به دورکاری حضور کمتری در سازمانها دارند اما این روزها، روزهای پرکاری برای بخشهای IT سازمانها خواهد بود.

توصیه های جهت اطلاع پرسنل و کارمندان دورکار

۱. کار در ساعات همیشگی

یک نکته مهم در دورکاری این است که شما یک فریلنسر نشده‌اید! اگر شما و شرکتی که در آن کار می‌کنید کار در منزل را برای برهه زمانی کنونی در نظر گرفته‌اید، بهتر است در همان ساعاتی که هرروز سر کار بودید در خانه هم کار کنید.

۲. در ساعات کاری آنلاین و گوش به‌زنگ باشید

در طول ساعات کاری خود باید سعی کنید همیشه برای صحبت با همکاران یا مشتریان خود آماده باشید. شاید لازم باشد جلسه‌ای با همکاران خود در بیگانت مسنجر داشته باشید یا این‌که لازم باشد تلفن مشتریان خود را جواب دهید. کار کردن در منزل به این معنی نیست که قرار است در ساعات کاری به مسائل دیگر مشغول باشید، بلکه باید گوش به‌ زنگ باشید تا از چیزی عقب نیافتید.

۳. اگر لازم است، محیط کار را در منزل خود بهینه کنید

پیشنهاد می‌کنیم میز کاری برای خودتان در منزل فراهم کنید که از هرگونه حواس‌پرتی به دور باشد. حتی اگر لازم است میزتان را جابه‌جا کنید. از این کار دریغ نکنید، چراکه نباید اجازه دهید موارد کم‌اهمیت جلو تمرکز شما را بگیرد.

۴. پلی‌لیست بهره‌وری خود را پیدا کنید

کار کردن در محیطی ساکت می‌تواند خسته‌کننده باشد مخصوصا اگر با پیژامه نشسته باشید! به همین دلیل توصیه می‌کنیم یک پلی‌لیست از صداهایی که می‌تواند به بالا رفتن بهره‌وری شما کمک کند انتخاب کنید و در طول کار پخش کنید.

۵. با همکاران خود مکالمه داشته باشید

اگر ارتباط خود را به کل با همکاران قطع کنید و با آن‌ها صحبت نکنید، احتمالا در حین کار کردن تمرکز خود را از دست می‌دهید.

۶. برنامه‌ریزی برای کارهای روزمره خود را فراموش نکنید

با برنامه‌ریزی و مشخص کردن ساعت به ساعت برای انجام هر کدام از وظایفتان بهتر می‌توانید سراغ آن‌ها بروید. برای این کار می‌توانید از اپلیکیشن‌های ToDo List استفاده کنید. یک اپلیکیشن رایگان در این زمینه TaskFlow است. این اپلیکیشن هم برای اندروید و هم iOS قابل استفاده است.

۷. برای خود وقت‌های استراحت در نظر بگیرید

وقتی حضور فیزیکی همکارانتان نباشد، شما راحت‌تر می‌توانید برای مدت طولانی روی صندلی بنشینید که این مورد اصلا برای سلامتی شما خوب نیست!

۸. با پیژامه کار نکنید!

این مورد آخر شاید کمی خنده‌دار به نظر برسد، اما واقعیت این است که کار کردن با پیژامه می‌تواند در بهره‌وری شما تاثیر منفی بگذارد. اگر لباس‌های رسمی‌تری بپوشید، درواقع به ذهن خود این سیگنال را می‌دهید که «حالا وقت کار کردن است».

منظور این نیست که با کت و شلوار پشت کامپیوتر بشینید، اما همین که لباس کار کردن شما با لباسی که از خواب بیدار می‌شوید فرق داشته باشد، خودش کمک شایانی است به این‌که حسابی روی کارهای خود تمرکز کنید.

سخن آخر

شما برای حفظ سلامتی کارکنانتان چه فکری کرده‌اید؟ جالب است بدانید ژاپن که سومین اقتصاد برتر دنیا محسوب می‌شود، بدون ترس از خوابیدن چرخ اقتصاد و تولید خود، از کسب و کارهای مختلف در این کشور درخواست کرده تا امکان دورکاری را برای کارمندان فراهم کنند زیرا به اهمیت دورکاری برای کاهش رفت و آمد و گردهم‌آیی مردم در اماکن عمومی مانند مترو، اتوبوس و… برای کنترل شیوع کروناویروس پی برده است.

بحران‌هایی این‌چنین همیشه بوده، هست و در آینده هم گریبان بشر را در سرتاسر این کره خاکی خواهد گرفت، بنابراین بهترین راه حل برای جلوگیری از ایجاد لطمه به کسب و کار، تغییر نگرش و رویکرد صاحبان کسب و کارها و سازمان‌ها نسبت به دورکاریست تا در کنار هم از این مشکلات عبور کنیم.

اگر تمایل داشتید، گروه مهندسی مع کامبادن تجربیات خویش را با شما در میان خواهد گذاشت.

تیم طراحی و توسعه کامبادن سرویس آنلاین با قابلیت بومی سازی بروی سرورهای سازمانی شما را بصورت رایگان در اختیارتان قرار داده می دهد، این سرویس شگفت انگیز که روند انجام تمام کارها و پروژه ها را در سیستم شما متحول خواهد کرد تسک فلو نام دارد. TaskFlow

قبل از اینکه درباره خود تیم تسک فلو صحبت کنم، باید توضیح کوتاهی در مورد فلسفه وجود تیم تسک فلو خدمتتون عرض کنم. سرویس های زیادی برای مدیریت آنلاین پروژه وجود داره اما در مسیر کار تیمی که داشتیم به ما ثابت شد که اون چیزی که برای موفقیت تیم ها لازم هست فقط یک ابزار نیست هر چند که بهترین و کاملترین ابزار باشه.

تیم ها لازم دارن تا روش استفاده از این ابزارها رو یاد بگیرند. روش درست تعریف کارها را بدونند و یاد بگیرن که چطور با هم تیمی هاشون تعامل داشته باشند به خاطر همین ما روی دو موضوع مهم تمرکز کردیم. 

- ساده کردن روند مدیریت کارها و وظایف 

- آموزش اصول کار تیمی 

- ساده کردن ارتباط اعضای تیم 

در مورد اول این کار را بصورت طراحی یک سامانه بسیار ساده و تک صفحه ای برای هرکاربر طراحی کردیم، که تمام کارهای مدیریت یک وظیفه را میتواند در همان صفحه انجام دهد و سپس صفحاتی رو برای نیاز های بیشتر به آن اضافه کردیم بطوری که آموزش آماتورترین کارمندان در این سیستم کمتر از یک ساعت با یک شخص حرفه ای فاصله ی زمانی دارد.

در مورد دوم این کار رو با انتشار مطالبی در زمینه کار تیمی شروع کردیم. تمام تلاش ما این بوده که این مطالب کاربردی، گویا و منطبق بر فرهنگ کار ایران باشه و در نهایت هم یک راهنمای تصویری و متنی کامل حتی با کوچکترین جزئیات از زمان ثبت نام تا زمان انجام موفق یا غیر موفق یک کار را در آن توضیح داده ایم، همچنین در این راستا یک فیلم آموزشی صوتی و تصویری و حضور 24 ساعته کارشناسان ما در کنار شما یک وزنه سنگین حمایتی برای شما مدیران عزیز در راستای آموزش همکاران و کارمندانتان می باشد.

در مورد سوم. ما روی ساختن سرویسی تمرکز کردیم که ساده، سریع و موثر باشه و فقط برای حوزه های کامپیوتر قابل استفاده نباشه تو این راه سعی کردیم تجربه های جدیدی برای تیم ها ایجاد کنیم، مثلا یه تجربه خوب برای خودمون، اتصال تیم TaskFlow و تلگرام بود. 

هدف ما از سرویس تسک فلو TaskFlow ساختن سرویسی یا بهتر بگم ابزاری بوده که بدون هیچ نوع محدودیت در استفاده، باعث نزدیکی بیشتر افراد تیم بشه و نه صرفا درست کردن یه لیست از کارها که باید مثل ربات انجامش بدیم. 

صد البته مطمن هستیم که مشکلاتی در این راه وجود داره، باگ های ممکنه در سیستم دیده بشه یا بخش هایی گویا نباشه اما اگر نگاه TASKFLOW هم برای شما و تیمتون جالب هست، فکر کنم از آشنایی بیشتر با تسک فلو لذت ببرید و مشکلات اون رو هم به ما بگید تا ابزار بهتری برای تیم ها بسازیم

تسک فلو (TaskFlow) نرم افزاری عالی برای مدیریت کارها و برنامه ریزی بهتر آنهاست چرا که با داشتن تقویم با قابلیت ثبت ساعت و دقیقه انجام تا خاتمه و امکانات برنامه ریزی داخلی آن میتواند بسیار به کاربران کمک نماید. 

این نرم افزار داری تقویم کاملا شمسی می باشد که از نظر گرافیکی بسیار جذاب هستند و کاملاً امکان شخصی سازی را دارا می باشند. تقویم و ساعت این نرم افزار توانایی ذخیره کردن و اعلام هشدار برای کارها و حوادث و event ها را دارند،حال این کار و حوادث میتواند هر موردی که کاربر میخواهد باشد، نرم افزار در زمان فرارسیدن آنها هشدار و اعلام خواهد کرد. 

نرم افزار میتواند یک کار را تا رسیدن به هدف پگیری نمایید و شما را از نتیجه آن مطلع سازد.

قابلیت زمان بندی و مدیریت کارها بسیار ساده است. شما تمام کارهای زیر را میتوانید تنها با یک کلیک انجام دهید تمام مراحل زیر اختیاری هستند و ومی در ثبت آنها ندارید شما می توانید یک وظیفه را بصورت یک یادداشت وارد کنید همین و بس.

1. ثبت وظیفه جدید
2. مشخص کردن یک مسئول برای انجام این وظیفه
3. مشخص کردن یک تیم برای همکاری در انجام 
4. مشخص کردن تاریخ و ساعت شروع وظیفه 
5. مشخص کردن تاریخ و ساعت اتمام وظیفه
6. مشخص کردن درصد پیشرفت پروژه
7. مشخص کردن بودجه مورد نیاز و پیش بینی شده برای انجام کارها
8. مشخص کردن توضیحات برای انجام تسک
9. مشخص کردن لیست کارها در هر تسک یا وظیفه (ToDo List)
10. افزودن فایل با پسوندهای گزارشگیری، word,pdf,
11. و بسیاری امکانات شگفت انگیز دیگر که هرگدام از آنها تنها با یک کلیک قابل انجام خواهند بود

دانلود رایگان نرم افزار نسخه موبایل

نرم افزارهای مختلفی در زمینه ی مدیریت لیست کارها برای سیستم عامل اندروید وجود دارند که با آن ها می توانید به آسانی برروی کارهای روزمره ی خود مدیریت داشته باشید و آن ها را با برنامه ریزی خاصی که مد نظر دارید، انجام دهید. امروز قصد معرفی یکی از پرطرفدارترین برنامه های مدیریت کارهای روزانه با نام تسک فلو یا همان TaskFlow معروف را داریم که با ان قادر خواهید بود از یک چک لیست ساده تا مدیریت یک پروژه تمام عیار در اسمارت فون و یا تبلت اندرویدی خود رسیدگی و مدیریت نمایید! با داشتن این اپلیکیشن دیگر نگران هیچ چیزی نباشید ؛ روی آن چه که برایتان مهم می باشد تمرکز داشته باشید و بدون هیچ ناامیدی و افسردگی فقط تمرکزتان بر روی لیست کارها باشد! و کارهایی را که به دیگران سپرده اید را بدهید تا تسک فلو Task Flow برایتان پیگیری نماید. محیط کاربری بسیار ساده ی برنامه و امکانات زیاد آن شما را از داشتن یک برنامه مدیریت کارها بی نیاز می کند به گونه ای که با یک ستون در سمت راست برنامه همه ی کارهای روزانه، هفتگی و دیگر عملیات های مورد نیاز برای مدیریت یک پروژه یا یک تسک کوچک در دسترس شماست!

برخی از امکانات، قابلیت ها و ویژگی های تسک فلو Task flow اندروید :

    امکان زمان بندی وظایف با استفاده از تاریخ شروع و مدت زمان

    ارسال هشدار رسیدگی به کارهای و تسک های محول شده به شما یا پروژه هایی که به دیگران سپرده اید

    امکان پیوست کردن عکس ها به وظایف با استفاده از دوربین یا گالری

    امکان پیوست کردن فایل هایی با پسوند های متعارف مثل PDF،Word و غیره به هر تسک بصورت مستقل

    عملیات دسته ای از جمله ویرایش، حذف، انتقال، برچسب گذاری، تقسیم و غیره

    امکان ایجاد پشتیبان گیری آسان از بانک اطلاعاتی شما و بازگردانی

    امکان به اشتراک گذاری لیست وظایف با دوستان در شبکه های اجتماعی مختلف

    امکان جست و جو در بین وظایف با سرعتی بالا برای واژه خاص

    امکان مرتب سازی بر اساس تاریخ، وضعیت، عنوان و پارامترهای دیگر

    امکان تعریف لیست ToDo یا همان ToDo List های معروف برای هر تسک بصورت مستقل

    امکان حفاظت از یادداشت ها و وظایف روزانه ی شخصی با استفاده از رمز عبور

نرم افزار مدیریت کار تسک فلو Task flow  هم اکنون در پلی استور بصورت رایگان قابل دانلود است، و دارای امتیاز 4.2 از 5.0 می باشد که بیش از 20 هزار بار خریداری گردیده است. دانلود کنید و از دانلود رایگان نرم افزار مدیریت کارهای روزانه به نام تسک فلو که دارای ToDo List های سفارشی برای مدیریت بهتر امور روزانه شخصی و سازمانی شماست لذت ببرید.